Administration

L’espace d’administration est accessible uniquement depuis l’app personnelle, dans la barre latérale gauche.

App Personnelle > Tableau de bord > Administration

Fonctionnalité de l’administration

La navigation est simple, le menu latéral vous permet de :

• voir et gérer toutes les publications de votre base de connaissance Cocoom
• voir et gérer tous les fils thématiques
• voir et gérer tous les tags
• concevoir et envoyer des newsletter
• sélectionner des publications qui apparaitront dans la page “à la une”
• voir et gérer tous les utilisateurs
• consulter les statistiques et les résultats des sondages sur l’ensemble de la base de connaissance

Publications

Dans cet onglet, vous pouvez voir l’ensemble des publications de tous les utilisateurs.

Pour chacun d’entre eux vous avez la possibilité de le :

• modifier
• dépublier
• supprimer

ASTUCE

📌 Si vous avez besoin de créer une publication en impliquant plusieurs utilisateurs, il vous suffit de leur donner un profil “administrateur” pour qu’ils puissent avoir les droits suffisants pour éditer ensemble la même publication.

Fils = Structure 🎓

Votre base de savoirs visuels Cocoom est organisée en #fils thématique. Ces #fils sont les catégories de savoirs que vous allez pouvoir associer à des équipes et ajouter dans les onglets. Si vous possédez les droits administrateurs, vous pouvez modifier la structure de votre base de savoir pour :

👉 ajouter, modifier ou supprimer des #fils thématiques

Un #fil thématique est constitué de :

• 🔗Nom : il faut un nom court et évocateurs, les espaces sont autorisés et vous pouvez ajouter des émojis dans le nom du fil
• 📄Description : un texte court qui aide à comprendre le contenu de ce fil de savoir, pour les autres membres de l’organisation
• 🏞Visuel : vous pouvez ajouter un visuel pour représenter le fil thématique, par defaut le visuel reprend la couleur de votre fil thématique et un # blanc
• 🎨Couleur : votre fil thématique est caractérisé par une couleur principale. Cette couleur sera appliquée automatiquement dans tous les mémos, ce qui permet aux lecteurs de facilement reconnaitre l’origine d’un mémo et d’apporter de la cohérence graphique. Vous pouvez sélectionner la couleur parmi la palette proposée ou indiquer un code couleur Hexadécimal.

Vous retrouverez cette structure visible dans l’onglet “ base de connaissance ”, dans “mes Abonnements” et lors de l’ajout d’un onglet Cocoom dans vos canaux Microsoft Teams.

Tags = filtre 🏷

Les tags vous permettent de rajouter un niveau de spécification aux publications.

Il est très important de bien penser sa structure de tags et de la faire évoluer régulièrement car elle permet de filtrer l’information dans toutes les vues Cocoom.

⚠️ Pour ajouter un tag, entrez le mot ou la suite de mots et tapez sur “entrer” pour valider l’ajout. N’oubliez pas d’enregistrer toutes vos modifications.

Newsletter 🗞

La fonctionnalité “Newsletter” vous permet de concevoir une newsletter à partir des publications de votre base de connaissance et de les envoyer à l’ensemble des utilisateurs.

ASTUCE

📌 Demandez la personnalisation de votre base de connaissance (voir offre) pour personnaliser les logos, couleurs et adresses de diffusion de votre newsletter.

Cliquez sur “créer une newsletter” puis remplissez les champs du formulaire :

• objet : l’objet de votre email
• titre : le titre qui apparait en haut à l’ouverture de l’email et en résumé, sous l’objet
• l’édito : texte d’introduction sous le titre avant la publication à la une
• publication à la une : publication mise en avant (1 seule selection possible)
• publications suivantes : jusqu’à 9 publications sélectionnées sur la suite de la newsletter

Cliquez ensuite sur “prévisualiser” en haut à droite

Vous voyez ce que verrons les utilisateurs dans leur boite mail, vous pouvez :

• l’éditer pour la modifier
• la sauvegarder
• programmer son envoi
• l’envoyer immédiatement

⚠️ Une newsletter est envoyée à tous les utilisateurs de votre base de connaissance, donc tous les utilisateurs présents dans l’onglet “utilisateurs”, y compris ceux dont les comptes sont en attente de validation (une invitation à été envoyée mais elle n’a pas été validée par l’utilisateur). Les utilisateur désactivés ne la reçoivent pas en revanche.

À la une 🗞

Cet onglet vous permet de sélectionner jusqu’à 5 publications pour les affiche de façon permanente dans le bandeau haut de la page “à la une”.

Cette page est la première page visible dans la consultation de votre “base de connaissance”

Utilisateurs 👨‍

Cocoom fonctionne actuellement uniquement en mode "pre-provisioning" ce qui a pour avantage de vous laisser toute latitude pour autoriser une liste contrainte de vos utilisateurs à accéder à Cocoom. L'iconvénient est, pour vous en tant qu'administrateur de Cocoom, de maintenir à jour cette liste d'utilisateurs en fonction des départs et arrivées dans votre organisation.

👉 Ajouter manuellement toutes les adresses emails des utilisateurs à inviter, ils recevront un email les invitant à créer ou relier leur compte.

Dans l’onglet utilisateurs vous pourrez :

Ajouter des utilisateurs

Pour ajouter en une seule fois un ensemble d'utilisateurs à votre Cocoom, il vous suffit d'avoir une liste d'email et de la copier/coller dans le formulaire d'ajout d'utilisateurs.

Modifier un utilisateur

Les différentes actions de modification d'un utilisateur sont accessibles par le menu symbolisé par les 3 points verticaux en fin de ligne dans le tableau des utilisateurs. Vous avez alors la possibilité de :

• changer le profil d'un utilisateur. Il peut être 'administrateur' comme vous l'êtes, 'contributeur' ou 'lecteur'.
• désactiver un utilisateur: il n'aura plus le droit de se connecter à votre Cocoom et n'apparaitra plus au sein de l'annuaire des utilisateurs.
• supprimer un utilisateur: il ne sera plus présent au sein de votre base Cocoom. Ses productions de contenus, ses interactions ainsi que ses commentaires resteront accessibles. En revanche, il n'apparaitra plus au sein de l'annuaire et son profil sera rendu inaccessible.
• activer un utilisateur: lorsqu'un utilisateur est désactivé, il existe la possibilité de l'activer de nouveau.

Désactiver un utilisateur

L'utilisateur fait partie de votre Cocoom mais, temporairement, ne peut plus y accéder.

L'utilisateur n'apparaîtra temporairement plus dans votre annuaire Cocoom.

Vous pouvez ré-activer cette personne a tout moment.

Activer un utilisateur

Si un utilisateur avait été désactivé, vous pouvez le réactivier. Sa ré-activation fera en sorte qu'il retrouve son statut d'avant désactivation.

Supprimer un utilisateur

Vous pouvez supprimer un utilisateur de votre Cocoom si il a été préalablement désactivé. Dans ce cas, vous ne verrez plus cet utilisateur au sein de votre liste d'utilisateurs.

Tout ce qu'avait créé cet utilisateur dans votre Cocoom sera conservé.

L'utilisateur n'apparaîtra plus dans votre annuaire Cocoom.