# Structurer Cocoom

# Base de connaissance

đŸŒ± Une Base Cocoom reprĂ©sente une unitĂ© indivisible : mĂȘme si les fonctionnalitĂ©s peuvent varier d’un profil Ă  l’autre, tous les utilisateurs accĂšdent aux mĂȘmes informations et s’authentifient de la mĂȘme maniĂšre. Une base est un espace commun et partagĂ© qui ne peut ĂȘtre divisĂ© en sous groupe privatif.

🌟 Philosophie Cocoom : pour nous, la gestion de la connaissance doit ĂȘtre transversale et ne doit pas avoir de barriĂšres, c’est pourquoi nous avons dĂ©cidĂ© de ne pas masquer ou cacher des informations sur une base.

Une base est caractérisée par des éléments fixes :

  • son URL unique : https://(votre-nom).cocoom.com
  • son systĂšme d’authentification : simple ou SSO

Une base est structurée par des éléments variables :

  • #fils thĂ©matiques : catĂ©gories de publications
  • #tags : filtres de publications

# #fils thématiques

C’est la structure obligatoire et indispensable de votre base de connaissance !

Les #fils thĂ©matiques sont l’élĂ©ment de base qui vous permettent de naviguer dans vos savoirs et de les diffĂ©rencier. Ils fonctionnent comme des catĂ©gories.

Une publication s’effectue obligatoirement dans un #fil thĂ©matique, par default celui-ci peut se nommer “GĂ©nĂ©ral” ou porter le nom de l’entreprise.

Une publication ne peut pas ĂȘtre associĂ©e Ă  deux #fils thĂ©matiques

# Tags

Les tags reprĂ©sentent un second niveau de spĂ©cification pour une publication, ils permettent d’ajouter des mots clĂ©s qui simplifieront le tri ou la recherche des publications.

Les tags ne sont pas associĂ©s Ă  un #fil thĂ©matique particulier et ils sont tous au mĂȘme niveau, donc parfaitement transversaux sur votre base.

# Hubs de vos bases

Dans certains cas, vous pouvez avoir besoin de créer des structures plus complexes, pour compartimenter les connaissances ou pour gérer vos utilisateurs différemment.

Un hub vous permet de relier plusieurs bases entre elles.

Un hub se compose d’une base mĂšre et d’une ou plusieurs bases filles. Une base mĂšre peut avoir autant de filles que nĂ©cĂ©ssaire mais une base fille ne peut avoir qu’une seule mĂšre.

Les bases sont reliĂ©es par le support Cocoom sur demande (voir offre). Une fois ces bases reliĂ©es, elle constituent un HUB, elles font partie d’une seule famille et vous allez pouvoir crĂ©er de la transversalitĂ© entre ces bases.

Chaque base possÚde ses propres caractéristiques :

  • une URL unique
  • un systĂšme d’authentification
  • des utilisateurs
  • une structure de fils thĂ©matiques, de tags

Le hub permet d’échanger de l’information, via les fils thĂ©matiques, entre ces bases.

Toutes les bases peuvent :

  • partager un fil thĂ©matique : en lecture / en lecture - Ă©criture
  • recevoir un fil thĂ©matique : en lecture / en lecture - Ă©criture

Les utilisateurs restent indĂ©pendant mais peuvent ĂȘtre reliĂ©s Un utilisateur peut avoir accĂšs Ă  plusieurs bases d’un mĂȘme hub. Il pourra alors basculer d’une base Ă  l’autre.

L’authentification est gĂ©rĂ©e base par base Selon les cas de figures, vous pouvez, pour une base donnĂ©e :

  • avoir un accĂšs simple pour des personnes extĂ©rieures (partenaires, clients, fournisseurs
)
  • avoir un accĂšs SSO spĂ©cifique ( tenant Azure client, SSO slack
)

# Bonnes pratiques

Nous vous conseillons de commencer simple !!

Peu de #fils thĂ©matiques pour commencer Ă  crĂ©er un usage fort et de l’échange sur ces #fils restreints.

L’architecture de Tag doit ĂȘtre pensĂ©e dĂšs le dĂ©but pour qualifier au mieux l’information et permettre aux utilisateurs de la retrouver efficacement dans le temps.

Lorsque vous envisagez un dĂ©ploiement global et la mise en place des Hubs, nous vous conseillons de le penser en amont. Une technique simple et efficace est de l’organiser sous forme de mindmapping en impliquant toutes les parties prenantes.

DerniĂšre mise Ă  jour: il y a un an